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COMUNICACIONES APLICADAS AL CONTEXTO ORGANIZACIONAL

Entender a las comunicaciones como el medio indispensable para que una empresa funcione sanamente, tanto en su interior como hacia el exterior, es el primer gancho del seminario, el aroma que nos seduce. Ver con ejemplos cómo las organizaciones, de cualquier tipo que sean, deben a las comunicaciones la razón de su éxito o su fracaso ante determinadas circunstancias, es el primer ejercicio que despierta nuestro  interés y curiosidad.

El objetivo es claro: ser planificadores de la comunicación. “hay que rendir cuentas porque no estamos solos”. Y pienso que, aunque lo estuviéramos, uno mismo se comunica con su yo interno, lo que al final hace que volvamos a la comunicación desde el psicoanálisis, mas por ahora no es el caso. Por ahora se trata de entender el funcionamiento de la comunicación aplicada a las organizaciones y poder desarrollar planes estratégicos de comunicación.

Pero, ¿qué es la comunicación aplicada?, es una fuerza estratégica que va más allá de insertarse en la estrategia general de la empresa u organización, sino que contribuye a definirla e impulsarla y la hace realizable y controlable (J.Costa). es, digamos, el qué y el cómo de nuestros emprendimientos.

Es hacer un plan, a primera vista puede ser tan simple como hacer un plan, pero conforme vamos involucrándonos en éste, nos damos cuenta de cuan complejo se vuelve, de las partes que involucra y por ende, del alcance que puede llegar a tener, y eso que apenas estamos trazándolo, apenas estamos en el proceso de diseño del plan mismo, después se involucra la comunicación en su forma más elemental, como si fuera la sangre que circula por las venas de un cuerpo, o la sinapsis que lo hace moverse, esa comunicación que permite los planes se lleven a cabo exitosamente, justo como fueron diseñados.

Y es que en un cuerpo tan complejo como puede llegar a ser una organización, donde el tamaño en ocasiones adquiere proporciones inimaginables, hacer que funcione y que se mueva no es tarea nada fácil, sobre todo si la relación entre los grupos es ineficiente, es decir, si cada subcultura de la organización está inmersa en sus tareas y pasa de largo la razón real de existir de la empresa, se concentra tanto en la tarea de su departamento, que olvida la misión real por la que existe, los objetivos comunes de el todo al que pertenecen. Aquí es entonces, donde la comunicación adquiere un valor fundamental en las organizaciones.

Entendiéndolo así, el desarrollar un plan de comunicación ya no es tarea tan fácil, pues involucra la toma de decisiones tejida en una gran red, para que cada individuo entienda su rol en la organización, pero como parte de un todo: la misión y la identidad tanto en lo global como en lo local, una cultura interna de integración de proyectos para el logro de objetivos comunes. Tal como lo vimos en clase, con eficacia, eficiencia, efectividad, ética, calidad y responsabilidad social.

Si bien todo esto hace que se mueva el gran monstruo que puede llegar a ser la organización, hablamos de la parte interna, en paralelo hay que moverlo hacia la cara externa, lo que ve la gente de a pie, los clientes o el público en general: comunicarles lo que nuestra organización es, pretende y puede llegar a ser. No es tarea fácil y, por ningún motivo es tarea que corresponda exclusivamente a los departamentos de publicidad o relaciones públicas, ciertamente en gran medida, y por ahí las estrategias básicas dependen de ellos, pero sin embargo, todos los departamentos de la empresa tienen contacto con el exterior en cierto momento y como bien lo vimos desde chicos, a cada acción corresponde una reacción, por lo que cada movimiento que ellos hagan será reflejo de una cultura comunicacional que circula por las venas de la organización.

Aplicándola directamente al tema de mi proyecto de tesis, este tipo de sinapsis que representa la comunicación en las organizaciones es la parte medular del proyecto, pues lo multidisciplinario del diseño es al proyecto lo que los departamentos a las organizaciones, y al igual que en éstas para su correcto funcionamiento es indispensable un plan, un plan que a su vez tiene que ser diseñado estratégicamente y que debe involucrar a todas las disciplinas para que el monstruo camine.

Es, tal cual, lo plantea la gestión misma: acciones destinadas a organizar y coordinar decisiones en función de objetivos con una dirección determinada.

Diagnóstico – Planificación – Organización – Evaluación

Y así, el plan de diseño que comprenda los objetivos generales y específicos, programas y subprogramas, actividades, uso de recursos y análisis de indicadores, justo como se emplea en una organización, puede emplearse en una pequeña empresa como la estudiada en mi proyecto de tesis, donde en vez de haber grandes grupos de gente en cada departamento interactuando entre sí, hay más bien un pequeño grupo de individuos que generan ideas y actividades que requieren interacción entre las partes.

Partiendo del concepto básico de la comunicación, justo como lo vimos durante el seminario: el del emisor y el receptor con todo lo que involucra en su esquema más mínimo, podemos aplicarlo al tema de tesis, el seminario puede ser útil en todas las etapas, desde su actual gestación, hasta la praxis e incluso a posteriori.

Ejemplificando un poco, en una forma un tanto obvia, pero para quedar claros en lo que se habla: pongamos de objetivo estratégico incorporar un eslogan a una marca determinada, el público primero que habría que atacar es el interno, para que hacer que sientan empatía con el mismo y lo adopten como propio, lo cual sería el objetivo específico. Como equipo de comunicación, proponemos una actividad estratégica para hacer que el eslogan sea adoptado por el público, que pudiera ser una reunión informal donde se les presenta y se realicen dinámicas interactivas para que se familiaricen con él. Posteriormente, se distribuirá la imagen de la empresa con el eslogan ya incluido para que su introducción resulte más eficiente. Crearemos indicadores que nos permitan evaluar la reacción del público acerca de nuestro eslogan, de acuerdo a los resultados, monitoreamos y evaluamos.

Aparentemente para un ejemplo como el expuesto, puede resultar muy literal la aplicación del plan de comunicaciones y parecer que le sobran etapas, pero sin embargo, aunque fueran omitidas, están implícitas en el desarrollo del plan y son indispensables para su buen funcionamiento.